CRM per un despatx professional

Et donem la benvinguda al blog de DigitOptim!

En aquest espai, a més de compartir coneixements, també volem apropar-te experiències reals que il·lustren com els nostres serveis poden transformar empreses com la teva.

Avui parlem d’una experiència molt enriquidora que vam dur a terme amb Xarxa Consultors, un client a qui vam ajudar a abordar el repte de millorar l’eficiència de la gestió de projectes mitjançant un CRM col·laboratiu.

Xarxa Consultors

Xarxa Consultors és una empresa de consultoria en recursos humans formada per un grup de professionals especialitzades en diverses disciplines. La seva forma de treballar inclou la col·laboració d’experts externs, amb els quals formen equips multidisciplinaris en funció de les necessitats de cada projecte.

Maduresa digital

Les professionals de Xarxa Consultors ja estaven immerses en l’ús d’eines digitals i habituades al teletreball. No obstant això, amb el creixent volum de projectes, van adonar-se que necessitaven una solució més cohesionada.

La necessitat

Quan van contactar amb nosaltres, tenien una visió clara de les seves necessitats:

  • Facilitar la col·laboració entre professionals interns, col·laboradors externs i clients.
  • Sistematitzar la gestió dels projectes en totes les seves fases, des de la proposta fins al tancament.
  • Optimitzar l’experiència del client i fomentar la seva fidelització.
  • Tenir un lloc centralitzat per accedir ràpidament a la informació i documentació de tots els projectes i clients.

El repte digital

Per fer front a aquestes necessitats, ens vam embarcar en la cerca i configuració d’una eina que permetés a Xarxa Consultors:

  • Fer un seguiment ordenat dels processos comercials i administratius.
  • Gestionar la planificació, repartiment i seguiment de tasques.
  • Donar accés als col·laboradors externs a la plataforma de gestió de projectes.
  • Disposar d’una àrea de relació amb el client en cada projecte.
  • Accedir a tota la documentació i informació mitjançant un únic portal.

A més, teníem l’objectiu de millorar altres aspectes, com el procés de facturació, el registre del temps dedicat a cada projecte i l’estandardització de la publicació dels projectes a la web.

La solució: CRM per un despatx professional

La resposta al repte va ser clara: un CRM col·laboratiu amb un sistema de gestió de projectes integrat era la millor solució per a les necessitats específiques de Xarxa Consultors.

La implementació

El procés per implementar el CRM va ser un viatge conjunt amb l’equip. Mitjançant el nostre mètode gradual, que s’inspira en la metodologia agile, vam assegurar-nos que la transició fos suau i s’adaptés perfectament a les seves necessitats.

Un cop escollida l’eina més adequada a les característiques de l’empresa, vam començar per introduir-hi la informació dels clients: informació administrativa, per millorar-ne la gestió, i informació de coneixement i analítica, per poder-los oferir un millor servei.

En una segona fase ens vam centrar en la gestió administrativa dels projectes i vam crear un embut o seqüència de treball per evitar pèrdues d’informació i retards en els tràmits administratius.

El pas següent va ser integrar el sistema de gestió de projectes, aspecte clau per millorar l’organització i el control de les tasques, així com la comunicació entre les sòcies de Xarxa i els col·laboradors externs implicats en cada projecte.

Vam completar el procés amb dues fases finals, relacionades amb la documentació dels projectes i amb la comunicació amb el client.

Primer vam crear la base documental on les professionals de Xarxa poguessin recopilar i, per tant, trobar amb facilitat tota la documentació associada als projectes.

Finalment, vam configurar el “portal del client”, una forma àgil de centralitzar totes les interaccions amb ell i guardar-ne l’historial.

Resultat encoratjador

La implementació pas a pas ha donat com a resultat una eina eficient que s’adapta amb precisió a la dinàmica de treball de Xarxa Consultors.

Un altre aspecte a destacar és la facilitat amb què l’equip ha incorporat el nou CRM a la seva rutina diària. A mesura que el sistema es configurava progressivament, n’integraven l’aprenentatge d’una forma natural i sense esforç.

Estem segurs que aquest nou pas en la transformació digital afavorirà la capacitat de servei i l’èxit de l’empresa.

Si l’experiència de Xarxa Consultors t’ha inspirat, segueix el nostre blog. Continuarem compartint més històries com aquesta!

I si vols ser el protagonista d’una història de transformació com la que acabes de conèixer i vols un CRM per al teu despatx professional, posa’t en contacte amb nosaltres i t’ajudarem.