Tu també pots automatitzar o digitalitzar. Només cal que facis petites accions que, sumades, et facilitin la vida i et facin estalviar temps per dedicar-lo al que més t’agrada.
Oblida’t de les tasques repetitives que fas cada dia!
Saps que pots aplicar automatitzacions en els programes que utilitzes habitualment? I que poden ajudar-te a millorar la teva productivitat i a ser més eficient?
Ho saps, però mai no trobes el moment de fer-ho?
Jo et puc ajudar. Rebel·la’t contra els lladres de temps!
T’has parat a analitzar quantes hores dediques cada dia a fer tasques en el teu correu electrònic? I, el més important, quantes d’aquestes tasques són repetitives?
Aprèn a organitzar el teu temps i a concentrar-te en la teva feina! Jo et puc ajudar.
En aquest article t’ensenyaré 4 automatitzacions molt fàcils que pots implementar ara mateix al teu Gmail.
Etiquetar i filtrar
Mantenir la carpeta d’entrada buidat’ajudarà a centrar-te i a tenir pau interior. A mi m’agrada tenir la safata d’entrada neta, encara que de vegades no és del tot fàcil.
Un bon sistema per mantenir la safata sense missatges, per evitar distraccions, és fer servir etiquetes i filtres.
Què són les etiquetes a Gmail?
Les etiquetes de Gmail t’ajuden a organitzar la carpeta d’entrada i afegeixen un distintiu de color en l’assumpte del correu que t’ajuda a diferenciar visualment els correus.
Al mateix temps s’organitzen en carpetes a la barra lateral, així és fàcil accedir a tots els correus de la mateixa etiqueta.
Com s’organitzen
Per organitzar-te, pots tenir tantes etiquetes com vulguis (Google aconsella no fer-ne servir més de 500 perquè no es produeixin errors). Cinc-centes!
No n’hauries de tenir més de les que realment et siguin còmodes per treballar i et serveixin per diferenciar i organitzar els teus correus.
Aquestes són les etiquetes que jo faig servir:
- Newsletters: totes les newsletters a què estic subscrita.
- Clients: una o diverses etiquetes (segons tipus de client, clients especials, diferenciar clients que requereixin una atenció ràpida dels que no, etc.).
- Projectes: per a tots els correus referits a un mateix projecte.
- Proveïdors.
- Correus personals.
Si en el teu Gmail reps correus d’altres comptes, s’etiqueten automàticament els correus que rebis d’aquests comptes.
Com es creen les etiquetes:
Des de la barra lateral de Gmail a l’ordinador:
- desplaça’t fins a “Més”,
- desplaça’t fins a “+ Nova etiqueta”,
- crea l’etiqueta.
Per etiquetar un correu:
- amb el correu obert,
- ves a la icona “Etiqueta”.
Ara que ja saps crear etiquetes, aprèn a crear filtres…
Què són els filtres de Gmail?
Els filtres serveixen per automatitzar l’etiquetatge dels correus en el moment que entren a la safata de rebuts.
Pots filtrar segons:
- adreça de correu,
- paraules específiques que conté o que no conté,
- mida.
I pots decidir què vols fer amb aquests correus filtrats:
- eliminar-los,
- arxivar i saltar la carpeta de “Rebuts”,
- destacar-los,
- reenviar a un altre correu,
- etiquetar-los,
- i més coses…
Per exemple, estàs subscrit a una newsletter i no vols que aparegui a la safata d’entrada perquè no et despisti. La pots arxivar amb l’etiqueta “Newsletter” i la tens emmagatzemada en la seva carpeta per quan li puguis dedicar temps.
O tots els correus que reps del “Client X” i que també ha de llegir el teu company de feina, gràcies al filtre creat es reenvien en el moment en què arriben a la teva carpeta sense que tu hagis de preocupar-te per res. AU – TO – MÀ – TIC. Sense errors ni oblits.
Posposar
Tens un atac de pànic quan has d’entrar en una reunió de Zoom i no trobes el correu amb l’enllaç?
Pots posposar el correu per rebre’l el dia i a l’hora en què t’hagis de connectar.
Gmail t’ho posa fàcil amb el botó “posposar”:
- obre el correu,
- ves a la icona del rellotge “Posposar” i escull el dia i l’hora en què vulguis que entri a la teva safata de rebuts,
- voilà! Una altra vegada, pots despreocupar-te’n Rebràs el recordatori en el moment oportú.
Programar
Has estat treballant tot el cap de setmana, però no cal que els teus clients ho sàpiguen.
Programa els correus perquè Gmail els enviï el dia i a l’hora que a tu t’interessi!
Les plantilles
Quan tens un nou client, li envies un correu de benvinguda?
Pots crear plantilles de correu amb text, instruccions, preguntes freqüents… per no haver d’escriure’ls des de zero cada vegada. Deixa de teclejar, guanya temps per a tu!
Vols saber tots els trucs de Gmail?
Reserva una consulta gratuïta perquè pugui conèixer les teves necessitats i el nivell de coneixement de l’eina i concretem el dia de la formació. Jo et puc ajudar.
Foto de portada Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk on Unsplash
