CRM para un despacho profesional

¡Te damos la bienvenida al blog de DigitOptim!

En este espacio, además de compartir conocimientos, también queremos acercarte experiencias reales que ilustran cómo nuestros servicios pueden transformar empresas como la tuya.

Hoy hablamos de una experiencia muy enriquecedora que llevamos a cabo con Xarxa Consultors, un cliente al que ayudamos a abordar el reto de mejorar la eficiencia de la gestión de proyectos mediante un CRM colaborativo para un despacho profesional.

Xarxa Consultors

Xarxa Consultors es una empresa de consultoría en recursos humanos formada por un grupo de profesionales especializadas en diversas disciplinas. Su forma de trabajar incluye la colaboración de expertos externos, con los que forman equipos multidisciplinares en función de las necesidades de cada proyecto

Madurez digital

Las profesionales de Xarxa Consultors ya estaban inmersas en el uso de herramientas digitales y habituadas al teletrabajo. Sin embargo, con el creciente volumen de proyectos, se dieron cuenta de que necesitaban una solución más cohesionada.

La necesidad

Cuando contactaron con nosotros, tenían una visión clara de sus necesidades:

  • Facilitar la colaboración entre profesionales internos, colaboradores externos y clientes.
  • Sistematizar la gestión de los proyectos en todas sus fases, desde la propuesta hasta el cierre.
  • Optimizar la experiencia del cliente y fomentar su fidelización.
  • Tener un sitio centralizado para acceder rápidamente a la información y documentación de todos los proyectos y clientes.

El reto digital

Para hacer frente a estas necesidades, nos embarcamos en la búsqueda y configuración de una herramienta que permitiera a Xarxa Consultors:

  • Realizar un seguimiento ordenado de los procesos comerciales y administrativos.
  • Gestionar la planificación, reparto y seguimiento de tareas.
  • Dar acceso a los colaboradores externos a la plataforma de gestión de proyectos.
  • Disponer de un área de relación con el cliente en cada proyecto.
  • Acceder a toda la documentación e información mediante un único portal.

Además, teníamos el objetivo de mejorar otros aspectos como el proceso de facturación, el registro del tiempo dedicado a cada proyecto y la estandarización de la publicación de los proyectos en la web.

La solución: CRM para un despacho profesional

La respuesta al reto fue clara: un CRM colaborativo con un sistema de gestión de proyectos integrado era la mejor solución para las necesidades específicas de Xarxa Consultors.

La implementación

El proceso para implementar el CRM fue un viaje conjunto con el equipo. Mediante nuestro método gradual, que se inspira en la metodología agile, nos aseguramos que la transición fuera suave y se adaptara perfectamente a sus necesidades.

Una vez escogida la herramienta más adecuada a las características de la empresa, empezamos por introducir la información de los clientes: información administrativa, para mejorar su gestión, e información de conocimiento y analítica, para poder ofrecerles mejor servicio.

En una segunda fase, nos centramos en la gestión administrativa de los proyectos y creamos un embudo o secuencia de trabajo para evitar pérdidas de información y retrasos en los trámites administrativos.

El siguiente paso fue integrar el sistema de gestión de proyectos, aspecto clave para mejorar la organización y el control de las tareas, así como la comunicación entre las socias de Xarxa y los colaboradores externos implicados en cada proyecto.

Completamos el proceso con dos fases finales, relacionadas con la documentación de los proyectos y con la comunicación con el cliente.

Primero creamos la base documental donde las profesionales de Xarxa pudieran recopilar y, por tanto, encontrar con facilidad toda la documentación asociada a los proyectos.

Finalmente, configuramos el “portal del cliente”, una forma ágil de centralizar todas las interacciones con él y guardar su historial.

Resultado alentador

La implementación paso a paso ha dado como resultado una herramienta eficiente que se adapta con precisión a la dinámica de trabajo de Xarxa Consultors.

Otro aspecto a destacar es la facilidad con la que el equipo ha incorporado el nuevo CRM a su rutina diaria. A medida que el sistema se configuraba progresivamente, integraban su aprendizaje de una forma natural y sin esfuerzo.

Estamos seguros de que este nuevo paso en la transformación digital favorecerá la capacidad de servicio y el éxito de la empresa.

Si la experiencia de Xarxa Consultors te ha inspirado, sigue nuestro blog. ¡Seguiremos compartiendo más historias como esta!

Y si quieres ser el protagonista de una historia de transformación como la que acabas de conocer y quieres un CRM para tu despacho profesional, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.