Automatizar o digitalizar no está fuera de tu alcance. Solo tienes que realizar pequeñas acciones que, sumadas, te faciliten la vida y te hagan ahorrar tiempo para dedicarlo a lo que más te gusta.
¡Olvídate de las tareas repetitivas que haces cada día!
¿Sabes que puedes aplicar automatizaciones en los programas que utilizas habitualmente? ¿Sabes que pueden ayudarte a mejorar tu productividad y a ser más eficiente?
¿Lo sabes, pero nunca encuentras el momento de hacerlo?
Yo te puedo ayudar. ¡Rebélate contra los ladrones de tiempo!
¿Te has parado a analizar cuántas horas dedicas cada día a realizar tareas en tu correo electrónico? Y, lo más importante, ¿cuántas de estas tareas son repetitivas?
¡Aprende a organizar tu tiempo y a concentrarte en tu trabajo! Yo te puedo ayudar.
En este artículo te voy a enseñar 4 automatizaciones muy fáciles que puedes implementar ahora mismo en tu Gmail.
Etiquetar y filtrar
Mantener la carpeta de entrada despejada te ayudará a centrarte y a tener paz interior. A mí me gusta tener la bandeja de entrada limpia, aunque a veces resulta difícil de mantener.
Un buen sistema para mantener la bandeja sin mensajes, para evitar distracciones, son las etiquetas y los filtros.
¿Qué son las etiquetas en Gmail?
Las etiquetas de Gmail te ayudan a organizar la carpeta de entrada y añaden un distintivo de color en el asunto del correo que te ayuda a diferenciar visualmente los correos.
Al mismo tiempo se organizan en carpetas en la barra lateral, así es fácil acceder a todos los correos de la misma etiqueta.
Cómo se organizan
A nivel organizativo puedes tener tantas etiquetas como quieras (Google aconseja no utilizar más de 500 para que no se produzcan errores). ¡Quinientas!
No utilices más de las que realmente te sean cómodas para trabajar y te sirvan para diferenciar y organizar tus correos.
Estas son las etiquetas que yo utilizo:
- Newsletters: todas las newsletters a las que estoy suscrita.
- Clientes: una etiqueta o varias (según tipo de cliente, clientes especiales, diferenciar clientes que requieran atención rápida de los que no, etc.).
- Proyectos: para todos los correos referidos a un mismo proyecto.
- Proveedores.
- Correos personales.
Si en tu Gmail recibes correos de otras cuentas, se etiquetan automáticamente los correos que recibas de estas cuentas.
Cómo se crean las etiquetas
Desde la barra lateral de Gmail en el ordenador,
- desplázate hasta “Más”,
- desplázate hasta “+ Nueva etiqueta”,
- crea la etiqueta.
Para etiquetar un correo:
- con el correo abierto,
- ve al icono “Etiqueta”.
Ahora que ya sabes cómo crear etiquetas, aprende a crear filtros…
¿Qué son los filtros en Gmail?
Los filtros sirven para automatizar el etiquetado de los correos en el momento que entran en la bandeja de recibidos.
Puedes filtrar según:
- dirección de correo,
- palabras específicas que contiene o que no contiene,
- tamaño
Y puedes decidir qué quieres hacer con estos correos filtrados:
- eliminarlos,
- archivarlos y saltar “Recibidos”,
- destacarlos,
- reenviar a otro correo,
- etiquetarlos,
- y más…
Por ejemplo, estás suscrito a una newsletter y no quieres que aparezca en la bandeja de entrada para que no te despiste. La puedes archivar con la etiqueta “Newsletter” y la tienes almacenada en su carpeta para cuando le puedas dedicar tiempo.
O todos los correos que recibes del “Cliente X” y que también tiene que leer tu compañero de trabajo, gracias al filtro creado se reenvían en el momento en que llegan a tu carpeta sin que tú tengas que preocuparte por nada. AU – TO – MÁ – TI – CO. Sin errores ni olvidos.
Posponer
¿Te vuelves loco cuando tienes una reunión por Zoom y no encuentras el correo con el enlace?
Puedes posponerlo para recibirlo el día y a la hora en que tengas que conectarte.
Gmail te lo pone fácil con el botón “posponer”:
- abre el correo,
- ve al icono del reloj “Posponer” y escoge el día y la hora en la que quieras que entre en tu bandeja de recibidos,
- voilà! Otra vez, puedes despreocuparte. Recibirás el recordatorio en el momento oportuno.
Programar
Has estado trabajando todo el fin de semana, pero tus clientes no tienen por qué saberlo.
¡Programa los correos para que Gmail los envíe el día y a la hora que a ti te interese!
Las plantillas
Cuando tienes un nuevo cliente, ¿le envías un correo de bienvenida?
Puedes crear plantillas de correo con texto, instrucciones, dudas frecuentes… para no tener que escribirlos desde cero cada vez. ¡Deja de teclear, gana tiempo para ti!
¿Quieres saber todos los tucos de Gmail?
Reserva una consulta gratuita para que pueda conocer tus necesidades y tu nivel de conocimiento de la herramienta y concretamos el día de la formación. Yo te puedo ayudar.
Foto de portada Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk on Unsplash
